تلعب قطعة الأثاث دورا مهما في تسهيل عملية تنظيم الأوراق وترتيبها، إضافة إلى تسهيل أداء المهام المطلوب عملها، ويتوفر في الأسواق خيارات متعددة من الأثاث المكتبي مما يجعل اتخاذ قرار بشأنها أمرا محيرا، لذلك فإنه من الضروري تحديد الاستخدام المتوقع وطبيعته ليكون الاختيار سهلا وموفقا. إذا كان المراد، على سبيل المثال، تخزين مجموعة من الكتب، فإن الأرفف تكون كافية، أما إن كان مستخدم المكتب يريد تخزين بعض الكتب وحفظ بعض الأدوات المكتبية واستعمال الحاسوب الآلي والكتابة والقراءة، فإنه يمكن اختيار طاولة صغيرة بملحق مخصص للحاسوب مع أرفف صغيرة وأدراج، أما عندما تكون مجموعة الكتب ضخمة، واستعمال الحاسوب متكررا، والقراءة والكتابة يحتاجها بشكل يومي- مثل الطلاب- فإنه قد يكون من الأنسب شراء أرفف مخصصة لتخزين الكتب، وطاولة للحاسوب، وأخرى للقراءة والكتابة. ولكل قطعة أثاث خصائص تتناسب مع احتياجات المستخدم، فإذا كان الشخص يريد استخدام الكتب كجزء من ديكور المنزل، فإنه يحتاج إلى دولاب كتب جميل المنظر وبدون أبواب، ولكن إذا كان الشخص يريد المحافظة على تلك الكتب من عبث الأطفال، فإن الدولاب ذا الأبواب يكون خيارا أفضل.