المدير وقرار الإدارة .. بالتفـويض!

هل تبدو هذه الحوادث معتادة؟ أنت في طريقك إلى مكتبك، يوقفك موظف ليسرد عليك ما يحدث قائلا: (اتصلت هاتفيا بفلان. يقول إننا لا يمكن أن نكمل المشروع حتى 7 يوليو، لذلك سأعمل على حاسب فلان، وبعد الغداء سأتحول إلى حاسب علان. سينتهي مشروع الرسالة الإخبارية في 17 يوليو، وبالمناسبة انكسرت آلة التصوير، هل أطلب فني التصليح؟). وأنت في طريقك إلى المكتب بعد هذا الحوار يوقفك موظف آخر ويسرد عليك تفاصيل وضعه ويستمر هذا الأخير في الحديث معك لمدة ثلاث دقائق. إحباط.. أليس كذلك؟ وتستغرب لماذا لايتولى هؤلاء الموظفون مسؤولية أكثر ولا يرمون بكل هذه التفاصيل المملة عن كل مشروع على حجرك؟ ربما ليس هم بل أنت، ربما أنك لا توكل أو تفوض بعض المسؤوليات بشكل فاعل، إليك بعض النقاط التي يجب أن تتذكرها: -1 أكد على النتائج وليس التفاصيل: وضح بجلاء لموظفيك بأنك مهتم بالنتيجة النهائية لكافة المشاريع أكثر من التفاصيل اليومية التي تصاحبها. -2 لا تنهمك في إعطاء حلول لمشكلات المستخدمين: عندما يأتيك المستخدمون بالمشكلات، فإنهم ربما ينتظرونك لتحلها، لا تفعل، علمهم كيف يحلون المشكلات بأنفسهم. هذا أيضا قد يكون محبطا لأنه يستغرق وقتا. لكن على المدى البعيد فإنك ستوفر وقتك ومالك. -3 قلب الأسئلة: إذا جاءك مستخدم بمشكلة، اسأله أو اسألها عن الحلول المحتملة. إذا جاءك مستخدم بسؤال فاسأل عن الإجابات الممكنة. -4 أسس أهدافا صلبة يمكن قياسها: اجعل أهدافك واضحة ومحددة مع كافة المستخدمين، بمجرد ما يتم ذلك، سيشعر المستخدمون براحة أكثر في التصرف بأنفسهم. فكر في هذه الخطة كخريطة طريق، وسيفكر فيها مستخدموك أيضا بذلك الشكل. -5 طور أنظمة التبليغ: احصل على تغذيتك الاسترجاعية من أنظمة التبليغ: التقارير الشهرية، البيانات الإحصائية، أو التصنيفات، أو انظر في الاجتماعات الأسبوعية مع المستخدمين. -6 ضع مواعيد نهائية صارمة وواقعية: إذا لم تعط مواعيد نهائية واضحة، فلن يشعر المستخدمون بالمسؤولية والمحاسبة من أجل إكمال واجباتهم. -7 حافظ على سجل تفويض: عندما توكل أو تفوض شخصا ما بمهمة اكتبها. ستكون قادرا على مراقبة التقدم وتضبط المستخدمين عند الضرورة. -8 اعرف مواهب ومسؤوليات مستخدميك: أن تكون مفوضا جيدا، كأن تكون مدربا جيدا لفريق كرة سلة. يجب أن تعرف أي المشاريع التي يستطيع كل مستخدم معالجتها وأي المشاريع التي لا يستطيعون معالجتها.