فريق السرعة.. درس في الإدارة

ستيف وارد أحد المسؤولين في شركة IBM وبعد أن اكتشف البطء في عمل الشركة، قرر الإعلان عن تشكيل (فريق السرعة) لتلافي سلبيات العمل، فاستدعى 21 موظفا من الشركة وزودهم بتوجيهاته للتركيز على عملية التطوير والمعالجة السريعة للتطبيقات الشبكية. وقد ضم (فريق السرعة) الأشخاص الذين جمعتهم قصص النجاح في شركة IBM والذين قرروا أن يستخدموا قصص نجاحهم في تطوير عمل الشركة. خطوات أولى (هاربر ) أحد العاملين في الشركة اكتشف أن بعض المشاريع في الشركة تنفذ بشكل أسرع من البعض الآخر فتساءل ما هي العوائق التي واجهت تلك المشاريع وما هي الخطوات التي يجب القيام بها لتلافي ذلك الشيء والذي أطلق عليه فيما بعد (مطبات السرعة ). (بلير) أحد أعضاء فريق السرعة قدم نصيحة باستخدام أنظمة وأجهزة ضمن شركة IBM وهو ما سماه بـ (التدبير الإلكتروني) فقد ابتكر طريقة تطويرية مكنت موظفي الشركة من استخدام شبكة الإنترنت في إيجاد الحلول الكثيرة للمعوقات التي كانت تعيق عمل الشركة، فبفضل هذا التدبير والتعامل مع الإنترنت تمكنت الشركة من توفير مبالغ طائلة من جراء هذه العملية. المراسلة الفورية استفادت الشركة IBM من المراسلة الفورية، وهي تكنولوجيا شائعة الاستخدام، فقد تبنى هذا البرنامج مدير قسم المعلومات كطريقة للحصول على أجوبة سريعة من الزملاء في العمل والتي مكنته من الوصول إلى العاملين في الشركة بمختلف مستوياتهم وهو وراء مكتبه. لقد اكتشف فريق السرعة أن المشاريع الناجحة يجمعها أمور مشتركة منها: مديرون أقوياء مع فريق نشط وأهداف واضحة إضافة إلى نظام اتصال حديث وعملية معالجة وتطوير تنفذ بشكل دقيق مع برنامج عمل يرتكز على خاصية السرعة. الوقت التعامل مع الوقت وحسابه مسألة مهمة في فريق السرعة، فطرح أسئلة في الذهن قبل أي تطبيق يساعد كثيرا على إنجازه ضمن المهلة المحددة له، فكم يستغرق هذا التطبيق؟ وما الوقت المتوقع له كحد أدنى؟ وما هي التكلفة الإنشائية؟ وما تكاليف تشغيله؟ كلها أسئلة مهمة تساعد على إنجاز العمل المطلوب، لذلك وجد فريق السرعة أن النصائح المتعلقة بالوقت تندرج في قسمين الاول: نصائح سريعة كحلول آنية وقتية، والثاني: خطوات تمهيدية طويلة تندرج في استراتيجيات الشركة على المدى البعيد. وبما أن الخطوة التمهيدية الطويلة تأتي من حالات جهات عليا وغالبا ما تكون بيروقراطية، فقد قرر فريق السرعة أن يوجد وسيطا بين هذين القسمين ليقوم بمهمة تجميع الصدى، أي التنسيق بين الموقفين والمواءمة بينهما فلجأ إلى الإنترنت. الإنترنت طريق النجاح أنشأ فريق السرعة في IBM موقعا على الإنترنت دعا فيه الأشخاص الذين لهم علاقة بهذا الموضوع والذين يقومون بأعمال تتطلب السرعة في التنفيذ ونتائج مبهرة إلى الاستفتاء والإدلاء بآرائهم ومقترحاتهم حول هذا الموضوع لدفع عملية التقدم والتطوير والمعالجة إلى الأمام وتجنب مطبات السرعة ومعوقاتها. وبالفعل انهالت الرسائل والآراء والمقترحات على غرفة الحوار بالموقع Town Hall الذي أنشأه فريق السرعة، والذي شكل فريق عمل لدراسة ردات الفعل والأخذ بالملاحظات الواردة إلى الموقع على الشبكة العنكبوتية، وخرجوا بنصيحة مهمة أن هناك حاجة ماسة لتركيز المعلومات وتبسيطها ومن ثم تقديمها للناس، وهذا خير من مهاجمتهم وفتح النار عليهم. عبر ونتائج بعد أشهر عديدة من العمل خلص فريق السرعة إلى نتائج تدعم النصائح السريعة والخطوات البعيدة في العمل، وذلك للخروج بنتائج إيجابية تخدم سير العمل وسرعته ومنها مثلا: حساب وتقدير السرعة للموظفين من أجل معرفة إنجازاتهم وذلك بأشراك المديرين وصولا إلى أصغر موظف لتحديد الوقت لأكثر الأمور أهمية وأفضلها قيمة. ومنها أيضا كم السرعة المطلوبة لإنجاز عمل لتكون السرعة كافية؟ وما هو الفرق بين تحقيق وقت جيد وبين تحقيق وقت مذهل وأكثر من جيد؟ ومتى سيكون الموقع على الإنترنت منشورا بشكل أوسع؟ وتبقى الرسالة الرئيسية لفريق السرعة المنبثق من شركة IBM: أنه في فترة العمل التجاري فإن كل شركة عليها أن تتحرك بشكل أسرع مما كانت عليه من قبل، وقد أخذت IBM ذلك على عاتقها لتكون رائدة العمل التجاري السريع.