يصادف (المشرف) كثير من المشكلات ذات الأسباب المتعددة في أثناء قيامه بمهامه الإشرافية إلا أنه ينبغي التذكير بأنه من السهل منع حدوث أي مشكلة من خلال محاولة حلها. والمشرف الناجح من يستطيع التفريق بين أعراض المشكلة ومصادرها الحقيقية، إذ إن الفشل في التفريق بينهما يقود المشرف إلى التعامل فقط مع العوارض ما سيؤدي إلى معالجة سطحية وقصيرة المدى. ولإيضاح دور المشرف في حل المشكلات فإنه يمكننا مقارنته بدور الطبيب إذ لو افترضنا قيام شخص بزيارة لطبيب وشكا له بأنه يشعر بألم في رأسه مثلا فغالبا ما يبدأ الطبيب بالاستفسار عن الأعراض مثل موقع الألم، ومتى وكم مرة تشعر بذلك، وذلك حتى يتم تحديد الانحراف عن المعدل الطبيعي. وكلما كانت قائمة الأعراض كثيرة تمكن الطبيب من تحديد أسباب المشكلة. والتمييز بين الأعراض والمصادر للمشكلة مهم، في حين أنه إذا اكتفى الطبيب بوصف أدوية مهدئة لتلك الحالة فسوف تعود المشكلة في الظهور حال الانقطاع عن العلاج. إن علاج المشكلات الإشرافية تشبه طريقة الطبيب في معالجة مرضاه. فلو افترضنا أن قسما إداريا ما بإحدى الأجهزة يعاني تسرب الموظفين، وقام المشرف بعلاج هذا الموضوع عن طريق توظيف أعداد كبيرة حتى لا يتأثر القسم في حالة تسرب بعض الموظفين فإنه بذلك يتعامل مع العوارض وليس مع مصادر المشكلة، ما يعني أنه سوف يعاني مزيدا من تسرب الموظفين مما كان يحتم عليه أن يتعرف على الأسباب التي تدعوهم إلى ترك العمل. وبالنسبة لمعوقات الإشراف الإداري فمنها ما يتعلق بالمشرف. وهناك معوقات تتعلق بالمرؤوسين وأخرى تتعلق بإمكانات العمل وظروفه. أما المعوقات التي تتعلق بالمشرف فمنها: - الارتجال. - عدم التعاون مع زملائه. - عدم الإلمام الدقيق بالعمل. - ضعف الشخصية. - سوء العلاقات مع الموظفين. - عدم توافر المرونة في التعامل مع الموظفين. - عدم الثقة بالنفس. فمثلا لو تعرفنا على صفة الارتجال نجد أنها تتمثل في اتخاذ القرارات، وحيث إن هذه الصفة من المعوقات التي تحول دون تنفيذ الخطة الإدارية فقبل أن يتخذ المشرف قرارا ما فإنه يجب عليه أن يتحلى بالوعي والنزاهة، وأن يكون مقتنعا بما يقوم به ويشرك في عملية اتخاذ القرار الموظفين ذوي الكفاءات العالية في إدارته، وإذا ما تمت مخالفة هذه المبادئ فإن القرارات عادة تصدر عشوائية وخصوصا إذا ما تعلق الأمر بأمور تمس حقوق أحد الموظفين. - عدم التعارف مع زملائه، يجد معظم المشرفين ضرورة ملاءمة عملهم مع عمل الوحدات الأخرى للعلاقة بين أعمال كل منهما بالأخرى. وهذا يتطلب وسائل فعالة للاتصال بين بعضها بعضا، بحيث تتطلع كل جهة على نشاطات الجهات الأخرى فيزداد الانسجام والتوافق بين أعمال الوحدات جميعها. وبانتفاء هذا التعاون تصبح كل وحدة إدارية وكأنها جسم بدون أطراف حيث يقتصر رؤية المشرف على ما يحيط من حوله. - عدم الإلمام الدقيق بالعمل الإشراف على أنه فن يقوم على أساس من المعرفة والمبادئ والمهارات. فالمشرف يجب أن يتزود بألوان المعارف المختلفة المفيدة في مجال عمله، وإذا حصل أن اكتشف المرؤوس أن رئيسه جاهل بأصول العمل فإن الثقة الوظيفية تهتز بين العاملين ما يجعل من الصعب الوصول إلى الأهداف التي تسعى الإدارة إلى تحقيقها. - ضعف الشخصية، تلك من المعوقات التي تجعل المشرف في موقف حرج مع نفسه وزملائه ومرؤوسيه. وهو عيب ناتج عن عدة أسباب قد تكون راجعة إلى عوامل بيولوجية (الصحة -المظهر) أو عوامل ثقافية حضارية، أو عوامل أسرية واجتماعية (نوع التربية) أو بيئية (الخبرات والأهداف). ومن هنا يمكن القول بأن المشرف ذا الشخصية الضعيفة قد يسبب للعاملين إحباطا وانتكاسا ما يؤثر على سير أعمال الإدارة. إن الإنسان هو أهم عناصر الإدارة جميعها، ومن هنا فإن تفهم سلوكيات العاملين والتعرف على شخصياتهم والدوافع التي تحركهم إلى العمل مع الضرورات التي لا غنى عنها إذا ما أريد للعملية الإشرافية أن تتقدم وتنجح. - سوء العلاقات مع الموظفين، يميل معظم الموظفين إلى التقرب من مشرفهم، لكن بعض المشرفين لا يتسم سلوكهم بالصفات التي يرضى عنها المرؤوسون مثل الإشراف أكثر من اللازم على العمل (الرقابة الإشرافية اللصيقة). - الإشراف التهاوني على العمل والعاملين (التسيب). - ضعف الإنجاز. - الفشل في إيصال المعلومات للموظفين والإصغاء إليهم. - عدم تفويض بعض السلطات للعاملين عندما تدعو الضرورة إلى ذلك. - عدم توافر المرونة في التعامل مع الموظفين، إن القيادة تتطلب المرونة وهناك بعض الأوامر التي قد تجدي مع بعض الناس ولكنها لا تجدي إطلاقا مع آخرين، وبالتالي فإن انعدام المرونة في هذه الحالة قد يؤدي إلى التنافر وعدم التعاون بين العاملين. - عدم الثقة بالنفس، إن عدم ثقة المشرف بما يقوم به يدل على عدم قدرته الإدارية وعلى ضعف درايته بنشاطات إدارته. فالتذبذب واضمحلال الثقة يحبطان ويهبطان من عزيمة المشرف وهمته، وينعكس ذلك بالتالي على أداء المرؤوسين أنفسهم. إذ إن المشرف هنا قد فقد ثقته بذاته وتنازعته الشكوك فيما يقوم به ولا مجال أمامه لتصحيح المسار إلا أن يزرع الثقة في نفسه وفي نفس العاملين معه حتى يتمكنوا كمجموعة من ممارسة النشاطات وصولا إلى تحقيق الأهداف التي تسعى الإدارة إلى إنجازها.